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公關活動策劃公司如何合理的打造和配置團隊

發布時間:2019-02-28??

公關活動策劃公司如何合理的打造和配置團隊
對于公關活動公司來說,一個項目團隊的組成主要包括活動項目經理人、策劃人員、編導人員、攝像制片人員、聲光電技術人員、企宣人員、安保人員,這六個類別人員的工作內容和分工各不相同,但是他們之間就像一個還原的魔方的六個面一樣,每個面都相互關聯,并且內部存在著一定的邏輯關系,任何一面不完整,整個魔方就不可能完全還原。因此,要讓各部門各工種都能充分發揮作用,就要對這六類人員做一個系統性的人員規劃。同時,作為團隊的管理者,更要了解團隊中每一個組成部分的特點以及團隊中每個成員的優勢和特長。
以策劃為例,策劃需要很強的專業性技能和方法,因此,策劃人員的特長和興趣點可能不盡相同,這正好與公關活動行業范圍廣、類別多的特點相對應。有些人可能擅長商業推廣、選秀類活動的策劃,有些人則偏重旅游、節慶活動的策劃,有些人可能擅長公益慈善類活動的策劃、有些人則可能偏好體育賽事類活動的策劃,而作為團隊管理者,要根據不同的項目和需求來進行人員的重新組合和調配,讓組合后的各工種人員能夠充分發揮自己的特長,將優勢最大化。
公關活動策劃公司如何合理的打造和配置團隊
建立一支專業且高效的項目團隊主要包括以下要點:
1、團隊的規模要適當、易于管理。最有效率的團隊包含2到25人,而其中的大多數不超過10人。
2、選擇適當的人員來組成團隊,團隊成員的知識結構應該合理搭配。
3、團隊的領導者需要得到更為專業的培訓或具備專業經歷,甚至具備個人魅力和感召力。
4、整個團隊需要一套系統的專業的培訓,借助培訓來更好地完成任務。
5、團隊成員之間,組織機構的成員之間任務要明確,且要互相信任,互相支持。
6、在工作人員和組織機構之間需要平行及垂直的交流。
7、要賦予團隊成員和志愿者必要的權力和實實在在的責任。
8、 在工作環境中營造快樂、輕松、幽默的氛圍。
9、對于團隊成員和志愿者的貢獻要給予充分地肯定。
10、要創造機會讓團隊成員和志愿者慶祝自己的成功。
一名優秀的公關活動項目經理需要具備以下的能力和技能:
1、建立并運用團隊,并具備領導才能
2、成功地認定任務之所在,并保質保量按時完成任務
3、把項目計劃與活動的戰略、營銷和藝術內容等計劃整合在一起
4、按照行業標準來進行風險管理
5、能有效地運用財務控制、指標、和報告
6、制定活動的供應計劃,管理合同
7、具有一定溝通技巧和語言表達能力
8、聯絡并管理眾多的外部利益相關者,包括公共和私營的組織機構
9、為管理高層和客戶撰寫管理進度報告,包括項目評估和項目總結
10、具備該活動以及相同領域中其它類似活動的知識
除了人員的優勢組合之外,還有一種組合方式可以增加公關策劃公司的軟實力,那就是選擇性的專業外包。一個專業的以公關活動運營為主營業務的公司,不僅僅應該是一個活動執行的高手,而更應該是一個資源整合的高手,公司一旦做大做強,就不可能事必躬親,所有的工作都由自己的團隊去做,而是應該根據自己的不足,選擇性地把一些專業性的工作分包出去,讓更加專業的團隊去做。比如大投入的燈光音響,購置一套的成本可能非常高,而我們可能一年只有幾個活動需要用到這種設備,那么我們就沒有必要去采購這一整套的設備,活動主辦方就更不可能為了一個活動去采購一套燈光、音響系統了。但是我們知道,市場上有很多這樣的專業的設備公司,他們不僅提供音響設備,還會配備專業的操作設備的技術人員來配合你的活動執行,以保障活動現場預期效果的實現,甚至還可能為活動增色。那么我們要做的工作就是將這些專業的團隊整合進我們的團隊中,通過長期合作,讓這些專業人士變成我們團隊的一部分成為我們的聯合團隊。從另一個角度來說,我們投資一百萬,買一套設備,一年可能只用一次,而如果把這一百萬包給專業的設備公司去做,一年可以用十次,這樣又符合批量采購的原則,可以為公司節省很多預算成本,而且也解決了這些工作人員在活動中所涉及的保險問題。可以說,這是一個一舉多得的團隊管理策略。
當然,之所以說有選擇的進行外包,也不是所有活動所需的設備都可以用這種租賃和外包的方式來完成,比如說一些主題活動中有特色的服裝、復雜的舞臺道具,這些都需要根據活動主題的要求來訂做才能達到預期的表現效果。
 


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