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如何處理年會活動策劃中突發情況

發布時間:2019-04-07??

在年會活動策劃進行當中經常會有許多意外情況的發生,我們經常所說的活動中發生的意外情況大致可以分成三層,一層的含義是事件發生、發展的速度很快,出乎意料;第二層的含義是事件難以應對,必須采取非常規方法來處理。活動管理作為一個復雜系統工程涉及到大量人力物力及資源的調度和管理,不管年會活動策劃前期的策劃和籌備工作做得多么到位,在活動上演階段都可能會有預料不到的突發事件,那么如何處理好突發事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。
1.最重要的是設備故障或電力中斷。
如何處理年會策劃中突發情況
在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況,特別是一些中小型的活動,由于設備不夠專業而出現現場設備故障,特別是音響系統出現故障率最高。各品牌的音響系統由于價格懸殊巨大其質量也不一樣,一套小型的用于會議的次品牌的音響系統可能成本價就幾萬元,其質量自然沒有保證,這樣在活動上演階段便可能出現嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的專業級的音響系統的投入少則好幾百萬,大則上千萬的都有,這樣的專業設備只要有專業人士在現場負責使用通常保險系數極高。只有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況,通常作為有經驗的年會活動策劃都會采取預案,通常都有現場的備份設備,以確保萬無一失。
2、節目流程
因嘉賓及演員臨時缺席導致的節目流程更改大型節慶的嘉賓和演員通常是不到最后一刻很難最終確定,出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節目流程問題。一個案例,某個活動曾經出現過這樣的問題,原定出席活動并宣布活動開幕的省領導因為臨時改變行程而于活動上演前取消了出席本次活動,但由于主辦方和活動執行方及主 持人在銜接上出了溝通上的問題,活動上演的時候主持人還是照本宣科的說“有請xxx領導宣布開幕”,最終上演了極其尷尬的一幕。同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節目現場,這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光進行重新調整,因為大型晚會的音樂燈光都是實現通過電腦預設了程序的。
3、氣候突變
大型活動的舉辦最怕現場突然刮風下雨,氣候變化引起的突發事件小則可能使現場出現混亂,大則可能出現安全事故,比如因下雨導致的現場線路漏電,因刮風導致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準備。對于任何一場活動,專業的活動運營公司都會都防范風雨天氣的措施,比如對燈光、音響、電視錄制設備等進行防雨處理,對燈光架進行加固。同時需要仔細查看歷史天文資料及仔細留意近期天氣預報。
可見一個突發事件的出現不僅將考驗團隊的應變能力更將考驗團隊的協作能力和堅持不懈的精神,任何突發事件都是有辦法化解的,靠什么化解?一個是靠應變,第二個就是靠團隊的一種合作和執著的精神,正所謂事在人為,任何突發事件我們都要去面對而不是回避,這也是年會活動策劃中要堅持的、在執行過程中要尊崇的一種理念。



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